Jour 1 – Transmettre la vision, pas les tâches

La plupart des dirigeants commencent la formation par les “tâches à faire”. Erreur!
Le premier jour doit servir à transmettre le pourquoi, pas le comment.

Expliquez votre modèle d’affaires, votre manière de penser, votre rythme de décision.
Votre assistante doit comprendre vos priorités stratégiques avant de manipuler vos outils.

➡️ Objectif du jour : alignement de vision et de valeurs.
Quand elle comprend votre logique, elle anticipe mieux vos besoins.

Jour 2 – Cartographier les process essentiels

Avant de déléguer, il faut savoir ce que vous faites réellement et comment vous le faites.
Le deuxième jour est consacré à dresser une cartographie claire des flux de travail.

Listez ensemble les missions récurrentes :

• gestion des mails,

• facturation,

• suivi client,

• reporting,

• coordination interne.

Astuce : utilisez des schémas simples (type Miro, Notion ou Google Sheet).
Visualiser les processus accélère la compréhension et limite les erreurs.

Jour 3 – Plonger dans les outils du quotidien

Une assistante efficace n’a pas besoin d’un MBA… mais d’un accès clair aux bons outils et à leurs logiques internes.

Jour 3 : formation pratique express aux outils clés.
Exemples :

• CRM, ERP, Drive partagé, outils de facturation, gestion de projet (Asana, Notion, ClickUp, Trello).

Objectif : qu’elle sache exécuter les actions de base sans dépendre de vous. Les détails viendront avec la pratique.

Jour 4 – Créer les checklists et routines d’exécution

Ce jour-là, on passe en mode production.
Les tâches répétitives doivent être documentées sous forme de checklists :

• Validation d’une commande

• Envoi d’une facture

• Relance client

• Préparation d’une réunion

Ces checklists sont la base de l’autonomie. Elles évitent les oublis, fluidifient la transmission et rendent votre système duplicable à tout moment.

Jour 5 – Simuler des situations réelles

Rien ne remplace la pratique.
Organisez des mises en situation concrètes : réponse à un client, relance d’une facture, gestion d’une réunion, traitement d’un mail complexe.

Objectif : identifier les zones floues, corriger immédiatement, et renforcer la confiance.

Une assistante formée sur la réalité de votre quotidien sera opérationnelle 10x plus vite qu’une assistante formée uniquement “sur le papier”.

Jour 6 – Définir les indicateurs de performance (KPI)

Une assistante efficace ne se mesure pas au “nombre de tâches faites”, mais à l’impact concret sur votre temps et vos résultats.

Mettez en place 3 indicateurs clairs :

• % de mails traités sans validation du dirigeant,

• délai moyen de traitement d’une tâche,

• gain de temps hebdomadaire du dirigeant.

Ces données vous permettront de piloter objectivement votre collaboration.

Jour 7 – Valider l’autonomie et instaurer le suivi

Le dernier jour n’est pas une fin, c’est un début.
C’est le moment de valider les acquis, d’identifier les points à approfondir et de fixer un rituel de suivi hebdomadaire (30 min maximum).

But : ancrer les bonnes pratiques et éviter la dérive vers le “je refais tout moi-même”.

Un suivi régulier vaut mille micro-corrections dans l’urgence.

En conclusion;